Politique de confidentialité et de témoins de l'application Koa Foundations

Résumé de la politique de confidentialité - Temps de lecture 2 minutes

Ce résumé vous aide à comprendre rapidement les principaux points de la Politique de confidentialité. Il est fourni uniquement pour la commodité des utilisateurs. Celui-ci ne remplaçant pas notre politique de confidentialité, veuillez lire l’intégralité de la politique afin d’avoir une vision complète de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Nous sommes Koa Health.

Nous avons créé Foundations pour vous aider à gérer le stress et à améliorer votre santé et votre bien-être. Nous gérons toutes vos données dans Foundations.

Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin pour exécuter et améliorer Foundations.

Nous recueillons vos renseignements pour vous aider à soutenir et à maintenir votre santé et votre bien-être. Nous pouvons recueillir des renseignements supplémentaires avec votre permission ou pour nous conformer à la loi applicable.

Vous pouvez choisir de ne pas partager certains renseignements avec nous.

Vous pouvez utiliser le menu des paramètres pour comprendre les renseignements que vous pouvez cesser de partager avec nous et à quelles fonctions de l’application vous n’aurez plus accès si vous arrêtez le partage.

Nous partageons des renseignements vous concernant avec des fournisseurs de services tiers.

Cela nous aide à fournir certaines parties du service (comme les notifications). Nous demandons à nos fournisseurs de services de protéger vos renseignements.

Nous pouvons partager des renseignements anonymisés avec des organisations avec lesquelles nous travaillons.

Si vous avez accès à Foundations par l’entremise de votre employeur, nous pouvons partager des rapports sommaires anonymisés avec cette organisation (comme le nombre d’inscriptions qui ont été faites). Au-delà de nos fournisseurs de services et de nos clients, nous pouvons également partager des renseignements anonymisés avec des chercheurs pour nous aider à améliorer Foundations. Nous ne partageons aucun renseignement permettant de vous identifier.

Vous devez avoir 16 ans ou plus pour utiliser Foundations.

En utilisant Foundations, vous nous confirmez que vous avez au moins 16 ans.

Nous mettons tout en œuvre pour préserver la sécurité de vos renseignements.

Nous nous efforçons de protéger vos renseignements contre la perte, le vol ou l’utilisation abusive. Aucun système n’étant parfait, vous pouvez contribuer en gardant votre mot de passe et les détails de votre compte en sécurité.

Nous utilisons vos renseignements pour communiquer avec vous.

Cela nous aide à communiquer avec vous et à répondre à vos questions. Nous n’utilisons jamais vos renseignements sensibles dans nos communications avec vous.

Politique complète

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute collecte et/ou tout traitement de données personnelles (ci-après les « données personnelles ») effectué(e) suite à votre utilisation de l’application Koa Foundations (l’« application »). Toutes les données recueillies par l’application ne seront pas traitées pour d’autres raisons que celles décrites dans la présente politique.

Veuillez noter que cette application peut recueillir des renseignements personnels sensibles liés à votre santé (ci-après les « données sensibles »). Si vous n’êtes pas d’accord avec la présente politique, veuillez ne pas accéder à l’application et aux services, ni les utiliser.

1. Qui recueille, contrôle et traite vos données personnelles?

Le contrôleur de données responsable de la collecte et du traitement de vos données change en fonction de votre localisation :

Aux États-Unis et au Canada :

Koa Health Digital Solutions Limited (ci-après « Koa »), une société enregistrée aux États-Unis (« É.-U. ») avec une adresse enregistrée au 75 State Street, Boston MA 02109, États-Unis d’Amérique. Vous pouvez communiquer avec Koa à l’adresse privacy@koahealth.com pour toute question relative à la confidentialité.

Au Royaume-Uni, dans l’EEE et dans d’autres pays :

Koa Health B.V. (ci-après « Koa »), une société enregistrée aux Pays-Bas (numéro d’enregistrement 78707838) avec une adresse enregistrée à Basisweg 10, 1043 AP, Amsterdam, Pays-Bas.

Koa est le contrôleur de données de toutes les données à caractère personnel recueillies par l’entremise de l’application. Quel que soit votre emplacement, vos données seront traitées tel qu’indiqué dans cette politique de confidentialité.

Lorsque l’application est proposée par un employeur (Client) à ses employés, Koa peut fournir des informations agrégées relatives à l’utilisation de l’application, afin qu’il puisse comprendre son impact. Par exemple, nous pouvons fournir des informations sur le pourcentage de personnes qui ont utilisé l’application et qui l’ont trouvée bénéfique. Ces renseignements ne comprendront jamais de renseignements personnels et votre employeur ne sera pas en mesure de connaître votre nom, votre adresse courriel ni de voir les données brutes que vous avez saisies dans l’application.

Koa peut choisir de mener une étude avec des utilisateurs invités. Dans ce cas, les utilisateurs seront invités par Koa ou une agence tierce, et Koa traitera les données personnelles de ces participants aux mêmes fins décrites dans la présente politique. Vous pouvez communiquer avec Koa à l’adresse privacy@koahealth.com pour toute question relative à la confidentialité. La responsable de la protection des données (Judith Vieberink) de Koa peut être contactée à l’adresse dpo@koahealth.com.

2. Pourquoi recueillons-nous des données personnelles à votre sujet et qu’en faisons-nous?

Vous aider à gérer votre stress

L’objectif principal de l’application est de vous aider à mieux comprendre et à gérer votre stress. Afin d’atteindre cet objectif, nous recueillons et traitons les renseignements, y compris à caractère personnel. Nous analysons les renseignements concernant votre interaction avec l'application, comme vos activités préférées et vos préférences personnelles, afin de vous proposer des recommandations, des activités et des programmes qui pourraient vous aider à gérer votre stress.

Votre consentement constitue le fondement de la collecte et du traitement de données personnelles pour gérer votre stress, y compris les données recueillies par le biais de questionnaires. Certaines données personnelles recueillies à cette fin peuvent être considérées comme des données sur la santé. Vous pouvez retirer ce consentement dans les paramètres de l’application ou à tout moment en communiquant avec nous à l’adresse privacy@koahealth.com en utilisant, si possible, la même adresse courriel que celle avec laquelle vous vous êtes inscrit dans l’application.

Notifications personnalisées en fonction de vos activités

Nous pouvons optimiser les notifications que nous vous envoyons en nous basant sur vos préférences ou vos activités dans l’application, afin de les rendre aussi pertinentes que possible. Par exemple, nous pouvons vous informer des nouveaux programmes qui, selon nous, pourraient vous intéresser en fonction de vos préférences. Ce traitement peut inclure l’utilisation de témoins ou de technologies similaires, tel qu’indiqué dans notre politique relative aux témoins. Le fondement légal de ce traitement est votre consentement. On vous demandera votre consentement la première fois que vous utiliserez l’application, dans le cadre de l’intégration. Vous pouvez gérer et retirer votre consentement à tout moment dans les paramètres de l’application.

Prestation de services de base de l’application :

Si vous créez un compte dans notre application, nous traiterons certaines données à caractère personnel afin de fournir des services de base de l’application, comme l’inscription, l’authentification ou le soutien.

Dans la mesure où nous avons absolument besoin de certaines données personnelles pour le fonctionnement de l’application, le fondement légal de ce traitement est l’exécution d’un contrat, plus précisément les conditions générales de l’application. Les données sensibles ne sont pas recueillies ou traitées à cette fin.

Améliorer le fonctionnement de l’application et de nos services :

Nous traitons les données personnelles afin d’améliorer la performance de l’application, la convivialité et pour offrir un meilleur service. Cela comprend les aspects liés à la performance, à la navigation, à la disponibilité et à la convivialité. Pour ce faire, nous prenons en considération des éléments tels que la fréquence et la durée d’utilisation de l’application, la façon dont vous naviguez entre les écrans, les activités que vous utilisez et les écrans sur lesquels vous passez plus de temps. Nous pourrions également vous demander vos commentaires par courriel ou par le biais de l’application. Dans certains cas, la fonctionnalité de l’application utilise des services tiers pour soutenir l’analyse et la navigation, et ces fonctions peuvent impliquer des témoins tel que décrit dans notre politique relative aux témoins (détaillé à la section 11 ci-dessous).

Notre intérêt légitime est le fondement juridique de ce traitement. Lorsque nous utilisons des témoins, votre consentement est le fondement de la collecte et du traitement des données personnelles à cette fin. Les données sensibles (comme les niveaux de stress ou les fréquences respiratoires) ne sont pas recueillies ni traitées à cette fin.

Communications :

Nous traitons vos données de contact afin de vous envoyer des renseignements sur nos services ou produits, comme les mises à jour de produits et du nouveau contenu. Nous pouvons utiliser des services tiers pour faciliter ces communications.

Notre intérêt légitime est le fondement juridique de ce traitement. Les données sensibles (comme les niveaux de stress ou les fréquences respiratoires) ne sont pas recueillies ni traitées à cette fin. Vous pouvez vous désinscrire de ces communications en utilisant l’option « se désabonner » dans l’un de nos courriels.

Si vous utilisez Foundations dans le cadre d’un régime d’assurance maladie aux États-Unis :

Si vous utilisez Foundations dans le cadre de votre régime d’assurance maladie aux États-Unis, nous recevrons des renseignements de leur part pour vérifier votre admissibilité à accéder et à utiliser notre application. Ces renseignements sont fournis à Koa par votre compagnie d’assurance.

3. Quelles données personnelles recueillons-nous à votre sujet et comment?

Les fonctionnalités de l’application nécessitent la collecte de données personnelles. Parfois, vous nous fournissez des données, parfois des données vous concernant sont recueillies ou déduites par votre utilisation de l’application ou générées par nous par analyse. Nous recueillons et traitons le minimum de données personnelles nécessaires pour chacune des différentes fins, et nous ne les conservons qu’aussi longtemps que nous vous fournissons un service. Si les objectifs de la collecte de données changent, nous vous en informerons au préalable et vous redemanderons votre consentement, le cas échéant, avant de traiter toute donnée.

Puisque notre service vise à vous aider à gérer votre stress, certains des renseignements personnels que vous partagez ou que nous recueillons auprès de vous pourraient être liés à des problèmes de santé ou à des comportements de stress. Cela n’est pas demandé directement par l’application, mais les réponses aux questions peuvent se rapporter à un problème de santé. L’application et toute information et/ou tout service fourni par l’application ne sont pas destinés à être utilisés pour la détection, le diagnostic, la prévention, la surveillance, la prédiction, le pronostic, la thérapie, le traitement ou l’atténuation de toute affection, maladie ou processus physiologique vitaux ou pour la transmission de renseignements médicaux sensibles au temps. Consultez nos Conditions générales.

Lorsque vous créez un compte dans l’application, vous partagez avec nous les renseignements suivants :

Nom
Adresse courriel

Lorsque vous utilisez l’application et répondez à nos questionnaires et tests, vous partagez avec nous les renseignements suivants :

Vos objectifs d’utilisation de l’application, tels que le sentiment d’être dépassé, les problèmes de sommeil, etc.
Des informations liées à la façon dont vous percevez votre santé mentale, avec des questions sur votre humeur, votre sommeil et le degré de stress ou de débordement que vous avez ressenti au cours de la semaine passée. Nous utilisons des échelles normalisées largement utilisées par les médecins et les scientifiques du monde entier, et recueillons ces renseignements afin que vous puissiez mieux comprendre votre bien-être et voir comment il pourrait changer au fil du temps.
Les renseignements liés aux activités fournies dans l’application, comme le texte que vous insérez dans l’application dans les activités de journal.
Votre opinion sur l’application et ses fonctionnalités, si vous choisissez de nous fournir des commentaires.
Des renseignements périodiques sur la façon dont vous vous sentez et votre humeur (p. ex., stressé, heureux) grâce aux réponses que vous donnez à nos questionnaires et à nos activités.

Grâce à l’utilisation de témoins (lire notre politique relative aux témoins), nous recueillons et traitons les renseignements suivants :

Activité de l’utilisateur dans l’application : Fréquence d’accès à l’application, temps passé sur différents écrans, fonctions utilisées, etc.

Nous surveillons votre activité dans l’application pour améliorer votre expérience :

En analysant les données agrégées des différents utilisateurs de l’application, nous pouvons tirer des conclusions et apporter des améliorations, par exemple si les temps de chargement sont lents ou si l’information est trop difficile à trouver.

4. Partageons-nous les données personnelles vous concernant avec d’autres personnes?

Nous ne partageons aucun renseignement personnel vous concernant avec nos clients. Nous ne partagerons que des renseignements agrégés ou non identifiables qui ne peuvent pas être liés à une personne.

Sur la base juridique mentionnée à la section 3, nous pouvons partager certaines de vos données personnelles avec des fournisseurs de services pour des activités spécifiques telles que l’hébergement, le soutien à la clientèle, l’analyse ou les fonctionnalités d’application comme les notifications. Nous partageons uniquement le minimum des renseignements nécessaires et autorisons nos fournisseurs de services à traiter vos renseignements conformément à nos instructions. Nous nous assurons que nos fournisseurs de services effacent tous vos renseignements personnels dès leur prestation desdits services terminée. Nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que les fournisseurs en dehors de l’EEE respectent les normes de l’EEE et la présente politique de confidentialité dans chaque traitement des données personnelles qu’ils exécutent en notre nom, en exigeant des mesures de protection et des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles standard.

Les membres de l’équipe interne traiteront vos données personnelles en suivant les responsabilités professionnelles et les obligations contractuelles uniquement aux fins établies dans la présente politique de confidentialité. Nous prenons les mesures appropriées pour garantir l’utilisation équitable et confidentielle de toutes les données personnelles par nos employés.

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos données?

Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant différentes périodes, selon le type de données impliquées et les objectifs du traitement, mais généralement, en suivant les critères suivants :

Tant que vous êtes un utilisateur actif de nos services ou que nous avons l’obligation légale de conserver les données.
Si vous n’êtes pas actif dans notre application, nous effacerons vos données après 24 mois à compter de la dernière utilisation.
Votre employeur peut vous proposer Koa Foundations pour une période d’essai. Dans ce cas, nous pourrions devoir supprimer vos données à la fin de notre contrat avec votre employeur, en fonction de ce qui a été convenu. Normalement, cette suppression s’effectue après les trois premiers mois de l’essai.
Nous effacerons ou cesserons également de traiter vos données si vous retirez votre consentement ou si vous nous demandez de le faire. Dans ce cas, nous effacerons vos données ou les anonymiserons de manière à ce qu’elles ne soient plus identifiables.

6. Quels sont vos droits liés à vos données personnelles et comment pouvez-vous les utiliser?

Les lois sur la protection des données vous donnent une série de droits concernant les renseignements personnels que nous gérons à votre sujet. Plus précisément, les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’objection, de portabilité, ainsi que de ne pas faire l’objet de décisions automatisées et d’être en mesure de retirer votre consentement.

Vous pouvez exercer ces droits en communiquant avec nous à l’adresse privacy@koahealth.com. Lorsque vous nous envoyez une demande, veuillez si possible utiliser la même adresse courriel que celle avec laquelle vous vous êtes inscrit dans l’application et identifier le droit que vous souhaitez demander. Si vous décidez d’exercer l’un de ces droits par l’entremise d’un représentant, il sera nécessaire de fournir la documentation qui autorise la demande.

Nous répondrons à vos demandes dans un délai maximal de 30 jours. Cette période peut être prolongée de 30 jours supplémentaires au besoin. Dans le cas d’une telle prolongation, nous vous aviserons dans le mois suivant la réception de la demande, ainsi que les raisons du retard.

Si vous pensez que vos droits en matière de confidentialité des données ont été violés, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (p. ex., l’autorité néerlandaise de protection des données, le bureau du commissaire à l’information).

Pour vous inscrire et utiliser nos services, vous devez avoir plus de 16 ans. Par conséquent, en vous inscrivant, vous confirmez que vous répondez à cette condition. Nous pouvons communiquer avec vous pour le confirmer. Nous ne recueillons pas intentionnellement des renseignements auprès d’enfants de moins de 16 ans. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous croyez que votre enfant a utilisé l’application, vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse privacy@koahealth.com et nous y répondrons rapidement.

7. Comment protégeons-nous vos données?

Koa est responsable de la sécurité, de l’intégrité et de la confidentialité de vos renseignements personnels. Par conséquent, dans le cadre de notre engagement et conformément à la législation actuelle, nous avons adopté les mesures de sécurité et les moyens techniques les plus exigeants et les plus robustes pour prévenir leur perte, leur mauvaise utilisation ou leur accès sans votre autorisation.

Nous protégeons toutes les communications entre l’application et les serveurs conformément aux meilleures pratiques en utilisant TLS pour le chiffrement et l’authentification du serveur. Nous utilisons des systèmes certifiés ISO 27001 afin de protéger les renseignements relatifs à votre inscription, y compris votre adresse courriel et votre mot de passe. Nous stockons vos données personnelles dans une base de données chiffrée.

De plus, nous nous engageons à agir rapidement et de manière responsable en cas de danger pour la sécurité de vos données et à vous en informer si nécessaire.

8. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre et publierons toute révision sur notre application. Nous indiquerons au bas de la politique de confidentialité la date d’entrée en vigueur de la mise à jour la plus récente. Si nous croyons qu’une mise à jour nécessite un avis supplémentaire ou votre consentement, nous communiquerons avec vous pour vous fournir cet avis ou demander ce consentement.

9. Renseignements médicaux protégés et HIPAA

Lorsque vous utilisez Foundations dans le cadre de votre régime d’assurance maladie aux États-Unis, nous pourrions recevoir de votre assureur votre adresse courriel, que nous utiliserons pour vous donner accès à l’application.

Si vous recevez Foundations de votre assureur de soins médicaux aux États-Unis, certains des renseignements que nous recueillons à votre sujet sont des « renseignements médicaux protégés » (« RMP ») en vertu de la Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (« HIPAA »). En règle générale, les renseignements suivants seront des RMP : (a) les renseignements que nous recevons de votre compagnie d’assurance santé et (b) les renseignements que vous fournissez dans l’application et qui concernent votre santé ou votre état physique ou mental passé, présent ou futur; la fourniture de soins de santé; ou le paiement passé, présent ou futur de la fourniture de soins de santé.

Nous tenons à ce que vous sachiez que, nonobstant toute autre disposition de la présente politique de confidentialité, nous utilisons et partageons les RPM uniquement dans les limites autorisées par l’HIPAA et par notre accord d’association commerciale avec votre compagnie d’assurance santé. Cela signifie que nous n’utilisons et ne partageons vos RMP qu’avec votre compagnie d’assurance santé pour soutenir votre traitement ou sur votre demande ou votre consentement. Votre compagnie d’assurance santé vous fournira un « Avis sur les pratiques de confidentialité » qui explique comment elle utilise vos RMP conformément à la loi HIPAA.

Veuillez noter que les RMP peuvent être anonymisés, auquel cas ils ne sont plus considérés comme des RMP. Cela peut être fait en supprimant 18 types spécifiques d’identificateurs de l’information conformément aux règlements de la HIPAA. Nous pouvons dépersonnaliser les RMP, conformément à l’HIPAA, et les utiliser comme non-RMP aux fins énumérées dans la section 2.

10. Résidents de la Californie et CCPA

Si vous êtes un résident de l’État de Californie aux États-Unis, nous nous conformons à la California Consumer Privacy Act (« CCPA ») en ce qui concerne vos données personnelles.

La CCPA donne aux résidents de la Californie le droit de savoir quel type de données personnelles Koa recueille, comment elles sont utilisées et comment elles sont partagées. Tous ces renseignements sont indiqués ci-dessus dans la présente politique de confidentialité.

La CCPA donne aux résidents de la Californie le droit de savoir si leurs données personnelles sont vendues. Cela comprend le partage avec un tiers en échange d’une somme d’argent ou d’une autre contrepartie de valeur dans un but qui n’est pas un « but commercial » tel que défini dans la CCPA. Koa ne vend pas vos données personnelles. Puisque Koa ne vend pas vos données personnelles, elle ne prévoit pas de processus de retrait des ventes.

Comme l’exige la CCPA, Koa ne fait pas de discrimination en réponse aux demandes de protection des renseignements personnels.

La CCPA donne aux résidents de la Californie le droit de savoir quelles données sont recueillies à leur sujet, un droit d’accès à ces données et d’en obtenir une copie, et le droit de demander la suppression de ces données. Pour les demandes ou les renseignements liés à ces droits, vous pouvez communiquer avec Koa à l’adresse privacy@koahealth.com et vous pouvez également exercer vos droits comme suit : Vous pouvez désigner un agent autorisé pour soumettre des demandes d’exercice de vos droits de protection des données à Koa. Cet agent autorisé doit être enregistré auprès du secrétaire d’État de la Californie et doit soumettre une preuve que vous avez donné à l’agent l’autorisation d’agir en votre nom.

La CCPA exige que nous indiquions si nous respectons les paramètres « Do Not Track » ou « DNT » dans votre navigateur concernant la publicité ciblée. Nos services n’utilisent actuellement pas de publicité ciblée et ne répondent donc pas aux signaux « Do Not Track » du navigateur Web ou à d’autres mécanismes qui fournissent une méthode pour refuser la collecte de renseignements sur l’application.

Toute divulgation que nous fournissons ne couvrira que la période de 12 mois précédant la demande d’un consommateur vérifiable. Notre réponse expliquera les raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas nous conformer à une demande, le cas échéant. Pour les demandes de portabilité des données, nous sélectionnerons un format conforme à la CCPA pour fournir vos données personnelles qui devraient vous permettre de transmettre les renseignements d’une entité à une autre sans difficulté.

Nous ne facturons pas de frais pour traiter ou répondre à votre demande de consommateur vérifiable à moins qu’elle ne soit excessive, répétitive ou manifestement sans fondement. Si nous déterminons que la demande justifie des frais, nous vous expliquerons pourquoi nous avons pris cette décision et nous vous fournirons une estimation des coûts avant de compléter votre demande.

11. Politique relative aux témoins

Que sont les témoins?

Les témoins sont de petits fichiers de données qui sont placés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez un site Web ou utilisez une application. Les témoins sont largement utilisés par les fournisseurs de services en ligne afin (par exemple) de permettre aux services de fonctionner, ou de fonctionner plus efficacement, ainsi que de fournir des informations pour l’établissement de rapports.

Les témoins définis par le contrôleur des données sont appelés « témoins internes ». Les témoins établis par des parties autres que le contrôleur de données sont appelés « témoins tiers ». Les témoins tiers permettent de fournir des fonctionnalités de tiers par l’entremise de l’application que vous utilisez (comme le contenu interactif et les analyses). Les tiers qui configurent ces témoins peuvent reconnaître votre appareil lorsqu’il visite le service en question et lorsqu’il visite certains autres sites Web ou services.

Pourquoi utilisons-nous des témoins et d’autres technologies de suivi?

Les témoins tiers ou les technologies de suivi similaires avec lesquelles nous travaillons nous aident à suivre et à cibler l’activité de nos utilisateurs. Par exemple, nous utilisons des témoins à des fins d’analyse, de configuration et à d’autres fins. Chaque témoin que nous utilisons est décrit plus en détail ci-dessous.

Quels témoins utilisons-nous?

Témoins de l’application :

Analyse : Nous recueillons des données techniques à partir de notre application de manière pseudo-anonyme afin de mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre application. Cela permet de mieux comprendre et suivre les activités dans l’application afin de vous informer directement en fonction de vos activités et d’améliorer les services de l’application dans son ensemble.

Notifications personnalisées : Nous recueillons des données techniques de notre application de manière pseudo-anonyme afin de pouvoir envoyer aux utilisateurs des notifications plus pertinentes en fonction de la façon dont ils interagissent avec l’application.

Comment puis-je désactiver les témoins ou les technologies de suivi similaires?

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation des témoins dans la section des paramètres de l’application ou en suivant les instructions de la section 6 de la présente politique de confidentialité.

En vigueur à compter de : Septembre 2022