Politique de confidentialité et relative aux cookies concernant l’Application de Koa Foundations

La version officielle de ce document est en anglais. Cette traduction a été produite pour nos utilisateurs et n’est pas juridiquement contraignante. En cas de conflit entre cette traduction et la version anglaise, la version anglaise prévaut.

Synthèse de la Politique de confidentialité - Temps de lecture : 2 min

La présente synthèse vise à vous permettre de comprendre rapidement les points clés de la Politique de confidentialité. Elle est fournie à titre de commodité uniquement. Elle ne saurait remplacer notre Politique de confidentialité intégrale, aussi veuillez prendre le temps de lire cette dernière pour comprendre de manière exhaustive comment nous traitons les données à caractère personnel.

Nous sommes Koa Health.

Nous avons créé Foundations pour vous aider à gérer votre stress et améliorer votre santé et votre bien-être. Nous traitons toutes les informations que vous soumettez dans Foundations.

Nous ne collectons que les informations dont nous avons besoin pour faire fonctionner et perfectionner Foundations.

Nous collectons vos informations pour vous aider à préserver votre santé et votre bien-être. Nous sommes susceptibles de collecter des informations complémentaires moyennant votre autorisation ou si la loi nous y oblige.

Vous pouvez choisir de ne pas nous communiquer certaines informations.

Le menu des paramètres vous permettra de comprendre quelles informations vous pouvez cesser de nous communiquer, et les fonctions de l’Application auxquelles vous n’aurez plus accès si vous cessez de nous communiquer ces informations.

Nous partageons des informations vous concernant avec des prestataires de services tiers.

Cela nous permet de fournir certaines parties du service (p. ex., les notifications). Nous demandons à nos prestataires de services d’assurer la sécurité de vos données.

Nous sommes susceptibles de partager des données anonymisées avec des sociétés avec lesquelles nous travaillons.

Si vous avez accès à Foundations par l’intermédiaire de votre employeur, nous sommes susceptibles de partager des rapports de synthèse anonymisés avec cette société (p. ex., le nombre d’inscriptions). Outre nos prestataires de services et clients, nous sommes susceptibles de partager des informations anonymisées avec des chercheurs afin de perfectionner Foundations. Nous ne partageons pas de données qui pourraient permettre de vous identifier.

Vous devez être âgé(e) d’au moins 16 ans pour utiliser Foundations.

En utilisant Foundations, vous déclarez avoir au moins 16 ans.

Nous nous efforçons de protéger vos données.

Nous nous efforçons de protéger vos données contre la perte, le vol ou l’utilisation abusive. Aucun système n’est parfait, aussi veillez à protéger vos mots de passe et données de compte.

Nous utilisons vos données pour vous contacter.

Cela nous permet de communiquer avec vous et de répondre à vos questions. Nous n’utilisons jamais vos données sensibles dans nos communications avec vous.

Politique intégrale

La présente Politique de confidentialité s’applique à toute collecte et/ou à tout traitement de données à caractère personnel (ci-après, les « Données à caractère personnel ») exécutés dans le cadre de votre utilisation de l’application Koa Foundations (l’« Application »). Les données collectées par l’Application ne seront pas traitées pour des raisons autres que celles exposées dans la présente politique.

Notez que la présente Application pourrait collecter des données à caractère personnel sensibles qui sont liées à la santé (ci-après, les « Données sensibles »). Si vous n’êtes pas d’accord avec les dispositions de la présente Politique, veuillez ne pas accéder à l’Application et aux Services ni les utiliser.

Sommaire

1. Qui collecte, contrôle et traite vos données à caractère personnel ?2. Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant et qu’en faisons-nous ?3. Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment ?4. Partageons-nous des données à caractère personnel sur vous avec des tiers ?5. Combien de temps conservons-nous vos données ?6. De quels droits jouissez-vous concernant vos données à caractère personnel et comment les exercer ?7. Comment protégeons-nous vos données ?8. Politique relative aux cookies

1. Qui collecte, contrôle et traite vos données à caractère personnel ?

Koa Health B.V. (ci-après, « Koa »), une société immatriculée aux Pays-Bas sous le numéro 78707838, dont le siège est sis Basisweg 10, 1043 AP, Amsterdam, Pays-Bas.

Koa est le Responsable du traitement concernant toutes les données à caractère personnel collectées par le biais de l’Application.

Si l’Application est offerte par un employeur (Client) à ses salariés, Koa peut fournir des renseignements agrégés liés à l’utilisation de l’Application, afin qu’il puisse en comprendre l’impact. Par exemple, nous pouvons fournir des informations sur le pourcentage d’individus ayant utilisé l’Application et l’ayant trouvée bénéfique. Ces renseignements n’incluront jamais de données à caractère personnel et votre employeur ne pourra pas prendre connaissance de votre nom, votre adresse e-mail ni consulter les données brutes que vous avez saisies dans l’Application.

Koa peut choisir de mener une étude avec des utilisateurs invités. Dans ce cas, les utilisateurs seront invités par Koa ou un organisme tiers, et Koa traitera les données à caractère personnel de ces participants selon les mêmes finalités que celles décrites dans la présente Politique. Si vous avez des questions relatives à la confidentialité, vous pouvez contacter Koa à l’adresse suivante : privacy@koahealth.com. Le Délégué à la protection des données (Judith Vieberink) pour Koa est joignable à l’adresse suivante : dpo@koahealth.com.

2. Pourquoi collectons-nous des données à caractère personnel vous concernant et qu’en faisons-nous ?

Vous aider à gérer votre stress

Le principal but de l’Application est de vous aider à mieux comprendre et gérer votre stress. À cette fin, nous collectons et traitons des informations, y compris des données à caractère personnel. Nous analysons les informations issues de votre interaction avec l’application, notamment vos activités préférées et vos préférences, afin de vous proposer des recommandations, des activités et des programmes pouvant vous aider à gérer votre stress.

Votre consentement constitue la base de la collecte et du traitement des données à caractère personnel visant la gestion de votre stress, y compris des données collectées à travers des questionnaires. Certaines données à caractère personnel collectées à cette fin peuvent être considérées comme des données de santé. Vous pouvez retirer ce consentement en vous rendant dans les paramètres de l’application, ou à tout moment en nous contactant à l’adresse suivante : privacy@koahealth.com en utilisant, si possible, la même adresse e-mail que celle avec laquelle vous vous êtes inscrit(e) sur l’Application.

Notifications personnalisées en fonction de votre activité

Nous sommes susceptibles d’optimiser les notifications que nous vous envoyons en les fondant sur vos préférences ou votre activité au sein de l’application, afin de les rendre aussi pertinentes que possible. Par exemple, nous pourrions vous informer des nouveaux programmes qui selon nous sont susceptibles de vous intéresser, au vu de vos préférences. Ce traitement peut inclure l’utilisation de cookies ou de technologies similaires, comme le décrit notre politique relative aux cookies. La base légale de ce traitement est votre consentement. Votre consentement vous sera demandé la première fois que vous utiliserez l’application, au moment de votre inscription. Vous pouvez gérer et retirer ledit consentement à tout moment dans les paramètres de l’application.

Fourniture des services de base de l’Application :

Si vous créez un compte dans notre Application, nous traiterons certaines données à caractère personnel pour fournir les services de base de l’Application, notamment l’inscription, l’authentification ou l’assistance.

Certaines données à caractère personnel sont strictement nécessaires au fonctionnement de l’Application, la base légale de ce traitement est l’exécution d’un contrat, en particulier les Conditions générales de l’Application. Les données à caractère personnel sensibles ne sont pas collectées ou traitées à cette fin.

Améliorer le fonctionnement de l’Application et de nos services :

Nous traitons les données à caractère personnel pour améliorer la performance de l’Application, sa convivialité et pour fournir un meilleur service. Cela inclut des aspects en lien avec la performance, la navigation, la disponibilité et la convivialité. Pour cela, nous tenons compte d’éléments comme la fréquence et la durée auxquelles vous utilisez l’Application, la façon dont vous naviguez entre les différents écrans, les activités que vous utilisez et les écrans sur lesquels vous passez le plus de temps. Nous pourrions également vous demander des retours d’expérience par e-mail ou à travers l’Application. Dans certains cas, l’Application requiert l’utilisation des services de tiers à des fins analytiques et de navigation et ces fonctions peuvent impliquer des cookies, comme le décrit notre Politique relative aux cookies (cf. section 8 ci-dessous).

Notre intérêt légitime est la base légale de ce traitement. Lorsque nous utilisons des cookies à cette fin, votre consentement est la base légale de la collecte et du traitement des données à caractère personnel à cette fin. Les données à caractère personnel sensibles (par ex., niveau de stress, fréquence respiratoire) ne sont ni collectées ni traitées à cette fin.

Communications :

Nous traitons vos coordonnées pour vous envoyer des informations sur nos services ou produits, notamment des mises à jours sur un produit et du nouveau contenu. Nous sommes susceptibles d’utiliser des services tiers pour faciliter la communication

Notre intérêt légitime est la base légale de ce traitement. Les données à caractère personnel sensibles (par ex., niveau de stress, fréquence respiratoire) ne sont ni collectées ni traitées à cette fin.

3. Quelles données à caractère personnel collectons-nous sur vous et comment ?

Les fonctionnalités de l’Application impliquent la collecte de données à caractère personnel. Parfois, vous nous communiquez des données, parfois les données sur vous sont collectées ou déduites de votre utilisation de l’Application ou générées par des analyses que nous menons. Nous collectons et traitons le minimum de données à caractère personnel nécessaire pour chaque finalité, et nous les conserverons uniquement aussi longtemps que nous vous fournissons un service. Si les finalités de la collecte des données changent, nous vous informerons à l’avance et solliciterons à nouveau votre consentement le cas échéant, avant de procéder au traitement de toute donnée.

Notre service vise à vous aider à gérer votre stress, aussi certaines des données à caractère personnel que vous partagez ou que nous collectons auprès de vous pourraient être liées à un état de santé ou de stress. Si ce n’est pas le but direct de l’Application, il est possible que des réponses à des questions soient liées à un état de santé. L’Application et toute information et/ou tout service fournis par l’Application ne sont pas destinés à être utilisés pour la détection, le diagnostic, la prévention, le contrôle, la prédiction, le pronostique, la thérapie, le traitement ou le soulagement de tout état de santé, de toute maladie ou de tout processus physiologique vital ou pour la transmission de données de santé à caractère urgent. Consulter nos Conditions générales.

Lorsque vous créez un compte dans l’Application, vous partagez avec nous les informations suivantes :

Nom
Adresse e-mail

Lorsque vous utilisez l’Application et répondez à nos questionnaires et tests, vous partagez avec nous les informations suivantes :

Les problèmes que vous souhaiteriez régler en utilisant l’application, p. ex., la sensation de surmenage, des troubles du sommeil, etc.
Des informations sur la manière dont vous percevez votre stress, p. ex., une évaluation sur une échelle de perception du stress avec des questions sur la mesure dans laquelle vous vous êtes senti(e) stressé(e) ou surmené(e) au cours des derniers jours. Nous collectons ces informations pour vous permettre de mieux comprendre le stress que vous ressentez et voir comment cette perception pourrait changer dans le temps. Ces informations sont utilisées pour déterminer l’évolution du stress que vous ressentez.
Des informations en lien avec les activités proposées par l’Application, p. ex., le texte que vous saisissez dans l’Application dans le cadre des activités de journalisation.
Votre opinion concernant l’Application et ses fonctionnalités, si vous acceptez de nous faire part de vos remarques.
Des informations périodiques sur la manière dont vous vous sentez et votre humeur, p. ex., stressé(e), content(e).

Nous collectons par le biais de cookies (veuillez consulter notre Politique relative aux cookies) les informations suivantes :

Activité de l’utilisateur dans l’Application : Fréquence d’accès à l’Application, temps passé sur les différents écrans, fonctions utilisées, etc.

Nous déduisons de votre activité dans l’Application les informations suivantes :

Nous traitons les informations pour améliorer l’expérience utilisateur. Sur la base d’analyses concernant la manière dont les utilisateurs utilisent l’Application, nous pouvons par exemple définir si les temps de chargement sont trop lents ou si des informations sont trop difficiles à trouver, et ensuite utiliser ces informations pour améliorer l’expérience utilisateur.

4. Partageons-nous des données à caractère personnel sur vous avec des tiers ?

Nous ne partageons pas de données à caractère personnel sur vous avec nos clients. Nous ne partageons que des données agrégées ou non nominatives, qui ne peuvent pas être associées à un individu.

Nous sommes susceptibles de partager certaines de vos données à caractère personnel avec des prestataires de services pour des activités spécifiques, notamment l’hébergement, la prestation de services d’assistance client, l’analytique ou les fonctionnalités de l’application, comme les notifications. Nous ne partageons que le minimum de données et autorisons nos prestataires de services à traiter vos données conformément à nos instructions uniquement. Nous veillons à ce que nos prestataires de services effacent l’ensemble de vos données à caractère personnel immédiatement après l’arrêt de leurs services. Certains de nos prestataires de services peuvent être situés en dehors de l’EEE, notamment les sociétés aux États-Unis. Nous prenons les mesures adaptées pour veiller à ce que ces prestataires respectent les normes de l’EEE dans le cadre de toute activité de traitement des données à caractère personnel qu’ils mènent en notre nom, en exigeant des garanties adéquates, telles que les Clauses contractuelles types.

Les membres des équipes internes traitent vos données à caractère personnel dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles et obligations contractuelles uniquement aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité. Nous prenons des mesures adéquates pour garantir l’utilisation impartiale et confidentielle de l’ensemble des données à caractère personnel par nos salariés.

5. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous sommes susceptibles de conserver vos données à caractère personnel pendant différentes périodes, selon le type de données concernées et les finalités du traitement, mais d’une manière générale, comme suit :

aussi longtemps que vous utiliserez activement nos services ou qu’une obligation légale nous l’imposera.
Si vous n’utilisez pas activement notre Application, nous effacerons vos données 24 mois après votre dernier accès.
Il est possible que votre employeur vous propose Koa Foundations pendant une période d’essai. Dans ce cas, nous pourrions être amenés à supprimer vos données à la fin de votre contrat avec votre employeur, si vous avez consenti à cette condition. En principe, cette suppression intervient après les trois premiers mois de la période d’essai.
En outre, nous effacerons vos données ou cesserons de les traiter si vous retirez votre consentement ou nous demandez de le faire. Dans ce cas, nous effacerons vos données ou les rendrons anonymes de manière à ce qu’elles ne soient plus nominatives.

6. De quels droits jouissez-vous concernant vos données à caractère personnel et comment les exercer ?

La législation sur la protection des données vous accorde une série de droits concernant les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Plus particulièrement, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, ainsi que du droit de ne pas faire l’objet de décisions automatisées et de supprimer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant à l’adresse suivante : privacy@koahealth.com, en utilisant si possible la même adresse que celle utilisée pour vous inscrire sur l’Application et en indiquant le droit que vous souhaitez exercer. Si vous décidez d’exercer l’un de ces droits par l’intermédiaire d’un représentant, la demande devra être accompagnée de la documentation attestant de cette condition.

Nous répondrons à vos demandes dans un délai maximum de 30 jours. Ce délai peut être prolongé de 30 jours supplémentaires si nécessaire. En cas de prolongation du délai, nous vous en informerons dans le mois qui suit la réception de la demande, en vous indiquant les raisons de ce retard.

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données ont été violés, vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (p. ex., l’Information Commissioner’s Office).

Pour pouvoir vous inscrire et utiliser nos services, vous devez avoir plus de 16 ans. Par conséquent, en vous inscrivant, vous confirmez remplir cette condition. Nous sommes susceptibles de vous contacter pour confirmer ce point. Nous ne collectons pas sciemment des données auprès d’individus âgés de moins de 16 ans. Si vous êtes un parent ou tuteur et pensez que votre enfant a utilisé l’Application, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : privacy@koahealth.com et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Koa doit garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel. Par conséquent, dans le cadre de notre engagement et dans le respect de la législation en vigueur, nous avons adopté les mesures de sécurité et les moyens techniques les plus stricts et les plus rigoureux pour empêcher leur vol, utilisation abusive ou accès non autorisés.

Nous protégeons toutes les communications entre l’Application et les serveurs conformément aux pratiques d’excellence en utilisant un protocole TLS pour le chiffrage et l’authentification serveur. Nous utilisons des systèmes certifiés ISO 27001 pour protéger vos données d’inscription, notamment votre adresse e-mail et votre mot de passe. Nous stockons vos données à caractère personnel dans une base de données chiffrée.

De plus, nous nous engageons à agir rapidement et de manière responsable si la sécurité de vos données devait être menacée, et à vous informer si nécessaire

8. Politique relative aux cookies

Que sont les cookies ?

Les cookies sont de petits fichiers de données qui sont placés sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez un site Web ou utilisez une application. Les cookies sont largement utilisés par les prestataires de services en ligne pour, entre autres choses, faire fonctionner les services ou les rendre plus efficaces, et pour fournir des informations de rapports.

Les cookies placés par le Responsable du traitement sont des cookies internes. Les cookies placés par des parties autres que le Responsable du traitement sont des cookies tiers. Les cookies tiers permettent de proposer les fonctions et caractéristiques de tiers dans l’application que vous utilisez (p. ex., un contenu interactif et des analyses). Les tiers qui placent ces cookies tiers peuvent reconnaître votre appareil lorsqu’il visite le service en question et également lorsqu’il visite certains autres sites Web ou services.

Pourquoi utilisons-nous des cookies et autres technologies de suivi ?

Les cookies tiers ou technologies de suivi similaires avec lesquels nous travaillons nous aident à suivre et cibler l’activité de nos utilisateurs. Par exemple, nous utilisons les cookies notamment à des fins analytiques et de configuration. Chaque cookie que nous utilisons est décrit plus en détail ci-dessous.

Quels cookies utilisons-nous ?

Cookies de l’Application :

Analytique : nous collectons des données techniques issues de notre Application de manière pseudo-anonyme afin de mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre Application. Ces données nous permettent de mieux comprendre et suivre les activités au sein de l’Application pour vous communiquer des informations directement basées sur vos activités et pour améliorer les services de l’Application d’une manière générale.

Notifications personnalisées : nous collectons des données techniques issues de notre Application de manière pseudo-anonyme afin d’envoyer aux utilisateurs des notifications plus pertinentes selon la manière dont ils interagissent avec l’Application.

Comment désactiver les cookies ou technologies de suivi similaires ?

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation des cookies en réglant les paramètres de votre application, ou en suivant les instructions qui figurent à la section 6 de la présente Politique de confidentialité.

Date d’entrée en vigueur : Janvier 2022